Come scrivere una lettera di scuse per fare un errore sul lavoro

Fare errori fa parte della natura umana, ma alcuni errori sul posto di lavoro possono nuocere alla tua reputazione e, in effetti, al tuo lavoro.

Invece di cercare di coprire le tue tracce e spazzolare i tuoi errori sotto il tappeto, o passare troppo tempo a soffermarti sugli slip-up, dovresti sempre prendere il percorso onesto prima ammettendo e poi scusandoti per il tuo errore di giudizio.

Se non sei sicuro di come impadronirti, segui semplicemente questa guida passo-passo su come scusarti per aver commesso un errore sul lavoro: abbiamo persino incluso lettere di esempio che puoi seguire per rimettere tutto a posto!

I passaggi da seguire

Sia che tu stia pianificando una spiegazione verbale o una scusa scritta, devi seguire i passaggi elencati di seguito per assicurarti di prendere le misure corrette.

1. Riconosci il tuo errore

La prima cosa che devi fare è assumere la proprietà del tuo errore e ammettere di aver sbagliato.

2. Chiedere scusa

Una volta che hai ammesso di aver sbagliato, devi scusarti per l'errore, ma sii onesto quando ti stai scusando! Non limitarti a dire "scusa" perché è la cosa giusta da fare!

3. Accettare la responsabilità

Ora che ti sei scusato, dovresti accettare la responsabilità per i tuoi errori. Qui è dove spiegherai cosa è successo e identificherai le azioni sbagliate che hai fatto che hanno portato al tuo errore.

4. Offrire una spiegazione

Puoi offrire una spiegazione e una comprensione del tuo processo di pensiero, ma assicurati che non sia solo un mucchio di scuse povere. Rifletti sulla situazione e spiega dove pensi che sia andato storto e come avresti potuto reagire in modo diverso.

5. Agisci

Ora che hai accettato i tuoi errori, spiega come agirai per assicurarti di non ripeterli. Ad esempio, se hai urlato a un collega, dire che hai iniziato a praticare la consapevolezza per aiutarti a essere più calmo.

6. Esprimi il tuo rammarico

Ancora una volta, esprimi quanto ti dispiace e chiedi perdono. Ciò dimostra che prendi sul serio la tua posizione e che vuoi fare tutto il possibile per migliorare e crescere come professionista.

7. Prometti che non accadrà più

Alla fine della tua lettera, prometti che non commetterai più lo stesso errore. Chiedere scusa per un errore è una cosa, ma dimostrare che si intende imparare da esso rende più semplice per un manager ricostruire la propria fiducia in te.

Come strutturare una lettera di scuse

Come per qualsiasi lettera formale sul posto di lavoro, è necessario seguire le convenzioni di formattazione di base per garantire la propria lettera.

Di seguito è una panoramica della struttura che la tua lettera dovrebbe seguire.

• Indirizzo del mittente : se stai scrivendo una lettera di scuse formale, dovresti iniziare con il tuo indirizzo elencato nell'angolo in alto a destra della pagina.
• Data : la data deve essere scritta sotto l'indirizzo della carta intestata, ma se stai scrivendo un'email, salta questo passaggio.
• Oggetto : Non è necessario entrare in troppi dettagli qui; qualcosa di semplice come "Lettera di scuse" può fare il trucco.
• Avviso all'arrivo (facoltativo) : se si desidera assicurarsi che la lettera non cada nelle mani sbagliate, è possibile includere una nota che la lettera è personale. In tal caso, assicurati che sia scritto in maiuscolo in questo modo: "PERSONALE" o "RISERVATO".
• Saluto : poiché si tratta di una lettera formale, è necessario rivolgersi correttamente al lettore. Quindi, anche se sei in prima persona con il tuo collega o il responsabile delle risorse umane, è giusto l'etichetta per aprire la tua lettera con 'Dear Becky' o 'Dear Ms Bennett'.
• Paragrafo iniziale : inizia la tua lettera scusandoti per il tuo errore.
• Corpo : Nel corpo, fai un resoconto degli eventi e riconosci dove hai sbagliato e consigli su cosa avresti potuto fare diversamente. Ad esempio, se ti sei arrabbiato con un cliente e hai detto qualcosa che non avresti dovuto, ecco il posto dove menzionarlo.
• Paragrafo finale : spiega cosa stai facendo per correggere l'errore e assicurarti di non farlo di nuovo. Ad esempio, potresti dire di aver letto il manuale dei dipendenti dell'azienda e di esserti iscritto a un corso di servizio clienti per imparare a gestire situazioni difficili.
• Chiusura : offrire una seconda scusa prima di firmare e chiedere l'assistenza di cui potresti aver bisogno.
• Nome e firma : come per qualsiasi lettera o e-mail formale, firmare con il proprio nome, firma manoscritta (per lettere scritte) e informazioni di contatto.

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Lettere campione

Controlla i seguenti esempi di lettere come ispirazione quando scrivi il tuo.

Lettera di esempio del dipendente

Lettera di esempio dal direttore

Lettera di esempio al cliente

Cose da ricordare

Quando scrivi la tua lettera, assicurati di tenere presente i seguenti punti.

1. Sii sincero

Non ha senso scusarsi se non lo intendi. In effetti, è ancora più irrispettoso dare false scuse. Se non sei onesto e genuino nella consegna, potresti finire in un posto peggiore di quello che dovresti iniziare.

2. Sii empatico

Sebbene tu possa sentire di non essere completamente responsabile, devi essere empatico con i sentimenti degli altri. Mettiti nei panni del collega o del manager e prova a vedere come le tue azioni li hanno influenzati sia a livello professionale che personale. Questo ti aiuterà a formare delle vere scuse e ad assicurarti di non scivolare di nuovo in futuro.

3. Non fare scuse

È facile schivare la colpa e trovare scuse per le nostre azioni, ma le scuse non giustificano le nostre azioni. Ad esempio, invece di dire che il tuo cane ha mangiato i compiti, offri una ragione veritiera come "Non ho fatto i compiti perché non l'ho capito".

Anche se certamente non convalida l'errore, è utile per spiegare la tua risposta. Detto questo, c'è una linea sottile tra giustificazione e scuse, quindi se non sei sicuro, probabilmente è meglio non dare alcun motivo.

4. Impara da esso e vai avanti

A un certo punto tutti incasiniamo; fa parte del processo di apprendimento. Ma invece di soffermarti su ciò che hai fatto e lasciarlo sfidare la tua sicurezza, devi solo imparare da esso e andare avanti. Naturalmente, sarai più consapevole e consapevole delle tue azioni e dell'impatto che possono avere.

Dopo aver consegnato la tua lettera, tutto ciò che resta da fare è aspettare fino a quando il tuo capo decide come gestire la situazione. Hai preso tutte le misure giuste per far loro sapere esattamente quanto il tuo lavoro significa per te e prenderanno in considerazione la tua spiegazione mentre determinano cosa fare dopo.

Hai mai scritto una lettera per scusarti di un errore che hai fatto sul lavoro "> Questo articolo è una versione aggiornata di un precedente articolo pubblicato il 31 agosto 2015.