Come disciplinare efficacemente un dipendente

A volte, disciplinare un dipendente è una parte evitabile ma necessaria della gestione di un dipartimento delle risorse umane e, se fatto bene, può trasformare un fannullone in un impiegato stellare. In effetti, comunicando in modo efficace, mostrando la giusta quantità di fiducia e confidenza e coinvolgendo i dipendenti nella risoluzione dei problemi, otterrai i risultati desiderati in pochissimo tempo.

Quindi, come si fa a farlo (senza peggiorare le cose nel frattempo)?

Bene, sei nel posto giusto!

Qui abbiamo elencato i passi migliori da adottare quando è necessario disciplinare un dipendente e aiutarlo a crescere sul posto di lavoro.

1. Indagare

Prima di iniziare qualsiasi azione disciplinare, è importante esaminare eventuali prove a carico del dipendente e giungere al proprio verdetto. Ad esempio, se un supervisore sta accusando un dipendente di non seguire i protocolli, è necessario studiarne i risultati e assicurarsi che ci siano buone cause per un'azione disciplinare.

Devi chiederti chi è in colpa e valutare se il dipendente ha fatto del suo meglio nella situazione in cui si trova. Una volta che hai raccolto abbastanza prove, dovresti quindi discutere ulteriori azioni con il dipendente in questione.

2. Rivedere la politica dei dipendenti

Le politiche dei dipendenti sono lì per un motivo e, una volta che un dipendente ha firmato il contratto, significa che hanno capito cosa ci si aspetta da loro sul posto di lavoro. Se ti è venuto in mente che il dipendente non sta seguendo le regole delineate nella politica, prendile da parte e digli esattamente cosa hanno fatto di sbagliato. In questo modo, sarai in grado di comunicare ciò che ci si aspetta da loro in situazioni future.

3. Comunicare chiaramente in ogni momento

Una chiara comunicazione è essenziale per disciplinare un dipendente. Incontrare le tue parole e non arrivare al punto può confondere il dipendente, oltre a farti sembrare poco professionale.

È meglio affrontare le situazioni logicamente piuttosto che emotivamente e rimanere calmi in ogni momento (anche se il dipendente alza la voce) ed essere assertivi quando necessario. La tua voce dovrebbe essere ferma e tutti i punti discussi dovrebbero essere logici e ragionevoli, senza far sentire il rimorso al dipendente.

4. Utilizzare i metodi correttivi

L'approccio migliore da utilizzare prima di passare alle procedure disciplinari sono i metodi correttivi. Invece di elencare semplicemente il problema e dire al dipendente la soluzione, dovresti lavorare insieme per trovare soluzioni che siano sia logiche che realizzabili.

Ad esempio, un dipendente potrebbe non raggiungere i propri obiettivi perché non è stato addestrato correttamente. In questo caso, è possibile definire un piano di formazione per correggere il problema prima che venga ripreso ulteriormente.

5. Dai un avvertimento verbale

I metodi correttivi di cui sopra dovrebbero essere forniti sotto forma di un avvertimento verbale. Questi tipi di avvisi devono essere eseguiti solo quando un dipendente ha violato le regole aziendali. In questo modo, stai dimostrando di avere fiducia nel tuo membro del personale per apportare alcune modifiche per migliorarsi.

Piuttosto che una disciplina progressiva, è essenziale avere una conversazione a doppio senso: dovrai arrivare alla radice del problema e non limitarti a evidenziarlo durante la discussione.

6. Termina con una nota positiva

Durante il processo disciplinare, molti manager dimenticano di evidenziare gli aspetti positivi e di terminare l'incontro con una nota negativa, lasciando l'amaro in bocca al dipendente. Pertanto, dovresti far sapere al tuo dipendente che sei a conoscenza di tutto l'ottimo lavoro che ha svolto ed evitare qualsiasi tattica di paura. La disciplina positiva rafforza il buon comportamento e motiva i tuoi dipendenti a migliorare e migliorare se stessi.

7. Dare al dipendente il tempo di parlare

Anche se sei tu a tenere l'incontro, è fondamentale dare ai tuoi dipendenti il ​​tempo di parlare e condividere il loro lato della storia. È possibile che vi siano circostanze specifiche di cui potresti non essere a conoscenza o valide ragioni per cui il tuo staff si sta comportando così come sono.

Sii aperto a ciò che hanno da dire, anche se hai già deciso su una questione specifica. È importante che il dipendente non abbia l'impressione di affrontare azioni disciplinari prima ancora di aver avuto la possibilità di difendersi.

8. Fallo in privato

Non c'è niente di peggio che essere pubblicamente vergognati di fronte ai tuoi colleghi.

Pertanto, è essenziale che qualsiasi discussione venga svolta in privato. Ciò non solo protegge la privacy dei membri del personale, ma protegge anche la loro reputazione.

Un altro punto da ricordare è che dovresti svolgere la conversazione quando è un buon momento per entrambi. Non interrompere il dipendente mentre si trova nel mezzo di un'attività; chiedi invece di parlare con loro in privato quando avranno qualche minuto da perdere.

9. Seguire per iscritto

È necessario dare seguito a un'e-mail dopo ogni discussione e delineare i fatti delle tue conversazioni, assicurandoti di dettagliare con precisione ciò che è stato detto e quali sono le aspettative future. Questo dà anche al dipendente la possibilità di rispondere se non sono completamente d'accordo con il tuo riepilogo.

Questo thread di posta elettronica è necessario se si desidera stabilire un modello di prestazioni scadenti e in grado di fornire le prove necessarie se si desidera procedere con un avviso scritto. Garantisce coerenza e rispetto delle regole stabilite nel manuale per i dipendenti dell'azienda.

10. Fornire un avviso scritto

Se dopo il rimprovero verbale non hai ancora riscontrato alcun miglioramento, è tempo di intraprendere ulteriori azioni sotto forma di un avvertimento scritto. Come per l'avvertimento verbale, è necessario condurre un incontro di persona con il dipendente in questione in cui è possibile discutere le questioni specifiche e creare possibili risultati.

Questa volta, però, seguirai anche una lettera di avvertimento ufficiale. Questa lettera dovrà quindi essere firmata dal dipendente e collocata nella sua cartella Risorse umane.

11. Attuare un piano di miglioramento

La fase successiva del processo disciplinare dopo un avvertimento scritto sta investendo in un piano di miglioramento. Ciò dà loro la possibilità di riflettere su ciò che è accaduto e di seguire una struttura chiara per migliorare.

Il piano non deve seguire alcuna struttura specifica; dovrebbe essere basato su passaggi logici che funzioneranno sia per il dipendente che per te stesso. Ad esempio, è necessario impostare obiettivi e una sequenza temporale per tali obiettivi. Alla fine di ogni scadenza, dovresti avere un incontro con il dipendente per discutere dei loro miglioramenti.

12. Emettere un avviso finale

Se non hai riscontrato miglioramenti in un determinato periodo (idealmente, un mese), è il momento di emettere un avviso finale. Simile al primo avvertimento scritto, questo documento dovrebbe delineare i problemi e le misure adottate per il miglioramento.

Tuttavia, è necessario evidenziare le conseguenze se non ci sono ulteriori miglioramenti da parte del dipendente. Dovrai di nuovo delineare un nuovo piano di miglioramento e impostare un altro calendario, specificando che se non ci sono stati progressi, dovrai recedere dal contratto di lavoro.

13. Prendere in considerazione la risoluzione

Dopo un periodo di due o tre mesi senza miglioramenti, probabilmente non avrai altra scelta che licenziare il dipendente o spostarlo in una posizione più adatta.

Se stai seguendo il percorso di interruzione, è importante pianificare una riunione e assicurarsi che sia presente un manager, nonché un rappresentante delle risorse umane. È inoltre necessario dare al dipendente la possibilità di portare il proprio testimone con sé alla riunione. Al termine della riunione, è necessario consegnare la lettera di conclusione e delineare i passaggi successivi.

Non ci sono regole fisse quando si tratta di recedere dal contratto di un dipendente. Alcune aziende scelgono di lasciare immediatamente il membro del personale e di pagare il loro preavviso, mentre altri chiedono loro di elaborare il loro avviso. È meglio identificare la situazione ideale per il dipendente e per l'azienda, rendendo il processo più semplice per tutti i soggetti coinvolti.

La disciplina dei dipendenti è un processo lungo e stressante, ma è un processo che deve essere seguito correttamente per evitare eventuali problemi legali che potrebbero insorgere più in là e per dare al dipendente una buona possibilità di migliorare il proprio lavoro.

Hai avuto situazioni disciplinari difficili? In tal caso, unisciti alla conversazione di seguito e facci sapere come li hai superati.

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