Se questo suona come te e ti piace essere la persona di riferimento in qualsiasi situazione, continua a leggere di seguito per scoprire cosa comporta effettivamente questo ruolo e come creare un CV ideale per il responsabile dell'ufficio.
1. Ricerca la professione
Se vuoi perseguire una carriera in questa professione, è importante scoprire quali saranno le tue responsabilità e in quale tipo di ambiente di lavoro ti troverai, nonché se hai quello che serve
Descrizione del lavoro
Le funzioni di un responsabile d'ufficio variano ampiamente, ma sono principalmente responsabili dell'organizzazione e della supervisione del lavoro del personale dell'ufficio. Garantiscono che tutto funzioni senza intoppi, compresa la pulizia delle strutture, i livelli di approvvigionamento delle scorte degli uffici e la pianificazione degli eventi dei fornitori e delle riunioni annuali.
Tra le molte altre attività, i responsabili dell'ufficio sono generalmente responsabili di:
- Organizzazione e manutenzione dei calendari aziendali, che prevedono la pianificazione di riunioni per dipendenti di livello dirigenziale, nonché eventi di calendario per l'intero ufficio.
- Organizzazione e gestione della corrispondenza dentro e fuori l'ufficio, inclusi posta e pacchi importanti. Ciò comporterà anche la gestione di pacchi mancanti o reclami da parte del personale dell'ufficio.
- Coordinamento delle disposizioni relative al trasporto e all'alloggio dei dirigenti aziendali per eventuali viaggi di lavoro.
- Mantenimento dello stock di articoli di cancelleria e arredamento dell'ufficio.
- Supervisionare e monitorare il lavoro del gruppo amministrativo compresi segretari e impiegati. Offrire assistenza e delegare compiti ove necessario.
- Gestire i budget per gli acquisti d'ufficio, incapsulando qualsiasi cosa, dalla cartoleria, caffè e tè, alla manutenzione e alle spese IT.
- Assistenza nella preparazione ed esecuzione delle riunioni del consiglio di amministrazione, compresa la creazione e la distribuzione di ordini del giorno, nonché l'assunzione di minuti.
- Gestione del sistema di archiviazione cartacea e online per garantire che tutti i documenti vengano salvati correttamente.
- Sviluppare procedure e implementare nuovi sistemi per tutto il personale da seguire.
- Aiutare i nuovi dipendenti a sistemarsi e realizzare parte dell'induzione fornendo loro le attrezzature di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro.
- Organizzazione di test regolari per apparecchiature elettriche.
- Coordinamento e pianificazione di eventi per l'intera azienda come feste di Natale, balli annuali, ecc
- Preparare presentazioni o lettere per manager e dirigenti all'interno dell'azienda.
Competenze e qualità essenziali
Per essere un manager d'ufficio di successo, ci sono alcune abilità e qualità che devi avere. Di solito includono quanto segue:
- Abilità comunicative: poiché avrai a che fare con un gran numero di persone, dai colleghi ai dirigenti, clienti e fornitori, dovrai essere in grado di comunicare efficacemente tra loro.
- Attenzione ai dettagli: dovresti essere in grado di analizzare tutto e assicurarti di non commettere errori negligenti. L'attenzione ai dettagli è fondamentale quando si lavora su report e documenti importanti.
- Competenze di leadership: poiché avrai il compito di coordinare il team amministrativo, avrai bisogno delle competenze di leadership chiave per delegare e dirigere.
- Competenze analitiche: ti occuperai di budget e manutenzione, il che significa che dovresti essere in grado di giudicare dove l'azienda sta spendendo troppo e cosa puoi fare per tagliare i costi e risparmiare denaro.
- Competenze organizzative: dovrai passare da una serie di compiti diversi e dovresti essere in grado di mantenere tutto in ordine durante il multitasking.
- Competenze IT: è necessario disporre di conoscenze e pratiche ottimali sull'uso di Microsoft Office Suite e Outlook.
- Abilità interpersonali: un dirigente d'ufficio dovrebbe avere la capacità di conversare senza sforzo tra persone di ogni estrazione sociale, devono essere un personaggio accessibile e amichevole.
- Competenze di gestione del tempo: come responsabile dell'ufficio, non solo gestirai il tuo programma ma anche quello degli altri, motivo per cui hai bisogno di una grande gestione del tempo. Dovresti essere in grado di lavorare al tuo programma giornaliero e portare a termine le tue attività in modo tempestivo.
- Competenze nella risoluzione dei problemi: poiché sarai responsabile di garantire il corretto funzionamento dell'ufficio, dovrai essere in grado di pensare in piedi e trovare soluzioni - velocemente!
Orario di lavoro e condizioni
Se stai cercando 9-5 ore, questa professione di reception è l'ideale per te! In genere lavorerai per 35-40 ore settimanali, inclusa una pausa pranzo di un'ora. Ci saranno occasioni in cui ti potrebbe essere richiesto di fare gli straordinari, ma ciò dipenderà dall'organizzazione per cui lavorerai. È importante rimanere flessibili in caso di emergenza dell'ultimo minuto, di cui si sarà responsabili per la gestione. Dopo tutto, sei la persona di riferimento in ufficio!
Prospettive salariali
Come per qualsiasi altro ruolo lavorativo, lo stipendio varierà da un'azienda all'altra a seconda dell'esperienza, delle qualifiche e della posizione precedenti. Tuttavia, lo stipendio medio secondo PayScale, negli Stati Uniti è $ 46.156 e £ 24.327 nel Regno Unito. Ci sarà, ovviamente, spazio per progredire quando avrai più esperienza nel ruolo lavorativo e ti aspetterai un aumento di stipendio, anno dopo anno.
2. Ottieni le qualifiche
Per lavorare in una posizione di gestione dell'ufficio, avrai bisogno almeno di un diploma di scuola superiore che includa i livelli A in matematica, inglese e affari. In genere si consiglia di ottenere una laurea o un titolo equivalente in studi aziendali, economia aziendale, contabilità o gestione delle risorse umane che fornirà un quadro chiaro di come l'organizzazione funzionerà nel suo insieme.
In alternativa, è possibile completare le certificazioni di gestione; l'International Facility Management Association offre il CFM (facility manager certificato) per coloro che desiderano diventare manager. Se decidi di diventare un membro attivo, ti verrà richiesto di superare un esame e completare le attività educative ogni tre anni.
3. Atterra il tuo primo lavoro
Senza alcuni anni di esperienza in un ruolo amministrativo sotto la cintura, è altamente improbabile che tu salti direttamente nella posizione di un direttore di ufficio. Invece, dovrai avere una comprovata esperienza nella gestione del tempo, nelle capacità di leadership e nelle mansioni generali dell'ufficio - tutti i componenti chiave del CV ideale per il responsabile dell'ufficio.
Uno stage sarebbe un buon punto di partenza per un cercatore di lavoro che cerca una posizione senza istruzione superiore. Ciò consentirà di acquisire esperienza lavorativa pratica in un ambiente di ufficio e molto probabilmente porterà a una posizione a tempo pieno.
In alternativa, puoi fare domanda per i ruoli di assistente amministrativo, dove aiuterai il responsabile dell'ufficio nelle attività quotidiane che ti permetteranno di salire la scala della carriera all'interno della tua organizzazione.
4. Sviluppa la tua carriera
Per diventare un dirigente d'ufficio, molto probabilmente avrai già acquisito una serie di anni di esperienza nel tuo settore correlato, prima di passare al livello di manager.
Una volta che sei in quella posizione, tuttavia, ci sono ancora opportunità per un'ulteriore crescita. Potresti assumere più responsabilità e gestire un team più ampio, un ufficio aggiuntivo o lavorare in una posizione di livello più senior. Ad esempio, è possibile passare dalla gestione del team di contenuti all'intera divisione marketing.
Se pensi di avere ciò che serve per gestire efficacemente una squadra e dare un reale contributo a un ufficio e ai processi, allora una carriera come responsabile dell'ufficio è l'ideale per te. Non solo vedrai i risultati fisici del tuo duro lavoro, ma creerai anche relazioni significative nel processo.
Sei un assistente amministrativo che sta cercando di diventare un dirigente d'ufficio? In tal caso, facci sapere quali passi stai compiendo per raggiungere i tuoi obiettivi nella sezione seguente.
