Ma è inevitabile che sarai schiacciato dal peso del progetto?
Non se si impiegano i migliori trucchi e si esegue la giusta strategia su misura per le esigenze specifiche e uniche dell'impresa.
Ecco 10 suggerimenti per la gestione del progetto che ogni nuovo (ed esperto) manager deve conoscere.
1. Stabilire le aspettative dell'organizzazione
Prima di avviare un grande progetto, puoi aiutare l'azienda a delineare aspettative realistiche, una serie di passaggi per garantire che il team completi il progetto in tempo e budget. In questo modo, l'organizzazione può garantire un vantaggio sostenibile rispetto ai concorrenti del settore e incorporare questa strategia nella pianificazione a lungo termine.
La domanda chiave è: come scoprire cos'è un'aspettativa basata sulla realtà?
Qui è dove le tue capacità di gestione del progetto entrano in vigore perché ora puoi implementare vari metodi:
- assumere e trattenere i talenti giusti con le competenze adeguate
- approfittare delle soluzioni tecnologiche
- sperimentare la gestione della realizzazione dei benefici
- accetta procedure agili (vedi sotto)
- collegare la preparazione della strategia con l'esecuzione della gestione.
A seconda di dove ti trovi in azienda, puoi anche consigliare Enterprise Project Management o EPMO. Questo è uno strumento di business centralizzato che colma il divario tra strategia e impresa, utilizzando una vasta gamma di meccanismi di supporto per il governo societario e la gestione del portafoglio progetti.
2. Definire le tappe fondamentali
Ogni progetto è definito da momenti, una serie di pratiche agili che alla fine porteranno a un prodotto finito. Indipendentemente dal tipo di sforzo a cui stai lavorando, l'intera cosa sarà deliziosamente basata su due cose: le fasi principali e le sottofase.
Le fasi primarie saranno costituite da avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura. Le sottofasi sono le piccole cose che devi coordinare con il tuo team per completare, dalla comprensione delle esigenze dei clienti alla compilazione dei dati alla scrittura di documenti tecnici. Questa è la personificazione del successo della gestione del progetto.
Annota ogni importante traguardo, perché servirà da indicatore efficace se tu e il tuo team state raggiungendo il successo.
3. Studiare i punti più fini dei progetti
L'unico modo per costruire una casa è se ci sono solide fondamenta. Lo stesso vale per la pianificazione del progetto; senza studiare meticolosamente i punti più fini, non si produrrà un progetto solido. Come una casa senza fondamenta stellari, il tuo progetto vacillerà, affonderà e inevitabilmente imploderà.
Quindi, per assicurarti che la pianificazione sia efficace, devi incorporare questi trucchi nella tua gestione:
- definire gli obiettivi dei clienti
- delineare l'obiettivo dell'azienda
- identificare le parti interessate nel progetto
- capire quali sono i loro interessi
- conoscere le loro aspettative dall'inizio alla fine.
Ancora una cosa: una strategia di progetto approfondita dovrebbe includere i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team. Il che ci porta al prossimo punto.
4. Identificare i punti di forza e di debolezza dei membri del team
Come dice il proverbio, sei la compagnia che tieni. Questo vecchio adagio si applica anche alla gestione!
Le aziende sopravvivono e prosperano mettendo in mostra i punti di forza dei propri dipendenti e nascondendo i loro punti deboli. È necessario adottare la stessa mentalità quando si delegano incarichi, compiti e responsabilità.
Simile all'analisi del baseball, i gestori, prima di una partita, determineranno chi eccelle in cosa e contro chi. Bene, indossa il berretto da baseball e vedi dove Sally l'ingegnere, Johnny il linguista, Billy the Tech Wizard e Susie the Number Cruncher si adattano ai tuoi piani.
Suggerimento: quei soprannomi dovrebbero dirti tutto ciò che devi sapere!
5. Mantenere una comunicazione ampia
Comunicazione, comunicazione, comunicazione. Questa è un'abilità professionale che molti mancano nel mercato del lavoro ultra competitivo e di oggi.
Per gestire un progetto senza intoppi, è necessaria una comunicazione efficace tra tutte le parti coinvolte: clienti, stakeholder, membri del team e project manager. Dovrebbe esserci un problema nell'arena della comunicazione, allora ci saranno attacchi alla cieca, problemi di "Beh, non me l'hai detto!" o "Sì, beh, avresti dovuto dirmelo!".
In definitiva, le linee di comunicazione devono essere sempre aperte, utilizzate costantemente e pronte all'uso.
Quindi, come assicurate che la comunicazione funzioni correttamente? Ecco alcuni consigli:
- scrivere rapporti sullo stato del progetto mantenendo tutti nella stessa pagina su eventuali nuovi sviluppi
- tenere riunioni di comunicazione generali all'inizio e alla fine di ogni settimana di lavoro
- mantenere una politica a porte aperte per consentire a chiunque abbia domande o dubbi di parlare liberamente
- abbandonare la "base da conoscere", perché è probabile che dimenticherai ciò che costituisce.
Una comunicazione inefficace comporterà spesso fallimenti del progetto, invii ritardati e forse superando i limiti di budget.
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sottoscrivi6. Motiva la tua squadra
Un attributo di una buona gestione è la leadership.
Che cos'è una buona leadership? Per uno, la capacità di motivare i tuoi subordinati. Questo può essere difficile da raggiungere perché non tutti sono motivati dalle stesse parole, espressioni fisiche, obiettivi e idee aziendali. Il tuo ruolo è quello di abbandonare l'approccio a misura unica e personalizzare il tuo stile di gestione per ogni persona a bordo.
Ecco alcune idee da considerare:
- mostrare apprezzamento per i dipendenti con feste in ufficio, buoni regalo, concorsi e elogi verbali
- offrire opportunità per accrescere le proprie capacità e avanzare nell'azienda
- comunicare onestamente e regolarmente; i dipendenti odiano essere al buio e giocare a indovinare
- favorire le relazioni tra dirigenti senior e lavoratori entry-level
- incoraggiare l'indipendenza e offrire ai lavoratori la possibilità di autogestirsi.
7. Impiegare competenze di gestione del budget
Il tuo progetto progredirà, passerà alla fase successiva e sarà completato? Vuoi dire "sì", ma dipende dal budget.
Certo, una grande multinazionale disporrà di immense risorse per realizzare un progetto. Tuttavia, la maggior parte delle aziende, grandi e piccole, stringono le cinture e operano entro i limiti di un importo limitato di dollari [o inserire qui la valuta scelta]. Ciò può esercitare molta pressione sul project manager e corrompere tutto ciò che ha pianificato fino ad oggi.
Deve, però? No. Fintanto che implementerai questi cinque strumenti, puoi avere il controllo:
- tenere sempre conto dei costi di attacchi o sorprese spontanei
- capire di cosa hanno veramente bisogno e desiderano gli stakeholder
- assicurarsi che tutti siano ritenuti responsabili e informati di eventuali cambiamenti
- sviluppare indicatori chiave di prestazione (KPI) che aspirano a raggiungere obiettivi a lungo termine
- quando necessario, rivedere, rivisitare e rivedere.
Ricorda: se gestisci i penny, seguiranno i dollari.
8. Mantieni le riunioni organizzate e focalizzate
Molta stampa negativa ha circondato The Meeting. Il consenso è apparente sul fatto che The Meeting è una perdita di tempo e quelli che guidano questi powwow amano sentirsi parlare e urlare banalità per un'ora o due.
Ma perché gettare il bambino con l'acqua del bagno? Non è così tanto che The Meeting fa male agli affari; è che non viene utilizzato correttamente.
Come project manager che è troppo impegnato per pronunciare cliché - dando il 110%, cambio di paradigma e pensiero fuori dagli schemi - vuoi che i tuoi incontri siano approfonditi ma mirati. Ciò si lega anche al punto precedente sulla comunicazione.
L'obiettivo di ogni incontro è avere un paio di argomenti da discutere, che possono essere raggiunti rimanendo organizzati e focalizzati. Alla fine di questo incontro di 45 minuti, dovrebbe essere posta una domanda: tutti sanno di cosa si trattava questo incontro?
9. Utilizzare gli strumenti software
Il cane non è più il migliore amico dell'uomo. È tecnologia.
Il mondo degli affari ha svolto un lavoro incredibile adattandosi alle mutevoli condizioni, facendo avanzare gli strumenti digitali e massimizzando queste opportunità per massimizzare il profitto. Naturalmente, ci sono alcuni valori anomali, ma la maggior parte delle aziende sta utilizzando l'hardware e il software più recenti e migliori per svolgere il proprio lavoro.
Anche tu come project manager puoi farlo.
Esistono molti software che possono integrare il tuo stile di gestione. Il miglior programma è qualcosa che combina collaborazione, gestione del tempo, comunicazione, pianificazione e condivisione dei documenti in un unico ecosistema.
Non sei sicuro di cosa usare? Ecco alcuni suggerimenti che sono economici (gratuito con un'opzione per l'aggiornamento) e offrono una vasta gamma di vantaggi software:
- Trello
- allentato
- Campo base
- Wrike
- Podio
10. Esegui una revisione al termine
Alla fine, è importante eseguire una revisione esaustiva del progetto. Non stiamo solo parlando di esaminare il prodotto finito e assicurando che ogni obiettivo, necessità e attività sia stata completata. Invece, dovrai esaminare ogni fase, valutare ogni sottofase ed eseguire l'introspezione delle tue capacità di gestione del progetto (erano le migliori che potevano essere o c'è spazio per migliorare?).
Esaminando l'inizio, la pianificazione, l'esecuzione e la chiusura, è possibile migliorare qualcosa, mantenerne l'efficacia o stabilire il miglior modo di agire.
E tu sai cosa? Questo è il miglior strumento di apprendimento di tutti.
Gli esperti hanno paragonato i project manager ai conduttori classici. Il direttore dell'orchestra guida ogni violinista, violoncellista e trombone a seguire ed eseguire ogni nota in una partitura dettagliata. Il project manager avrà il peso del mondo sulle spalle, ma questo tipo di pressione è ciò che farà o spezzerà una carriera.
Sarai come Icaro e salirai nei cieli solo per vedere le tue ali esplodere a causa del sole? O ti modellerai come Nike, la dea greca, e sarai la personificazione del successo?
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